Przewodnik dla początkujących: Czym jest VoIP i jak działa? (Wyjaśnienie)

Często jesteśmy pytani przez początkujących: co to jest VoIP i jak działa VoIP? Jeśli nie jesteś zaawansowanym technologicznie użytkownikiem, być może słyszałeś, że możesz użyć VoIP, aby dodać firmowy numer telefonu do twojej witryny internetowej.

VoIP to bardziej opłacalny sposób na uzyskanie firmowego numeru telefonu dla twojej witryny internetowej w porównaniu z tradycyjną linią telefoniczną. Jednak przed podjęciem jakiejkolwiek decyzji należy w pełni zrozumieć, na czym polega ta technologia.

W tym przewodniku dla początkujących odpowiemy, czym jest VoIP i jak działa VoIP za kulisami. Celem jest pomoc w zrozumieniu, w jaki sposób VoIP może zaoszczędzić pieniądze i pomóc w rozwoju Twojej firmy.

Oto przegląd tego, co zamierzamy omówić w tym przewodniku. Możesz kliknąć te odnośniki, aby przejść bezpośrednio do różnych sekcji.

W przeciwieństwie do stacjonarnych systemów telefonicznych, które są ograniczone do jednego telefonu stacjonarnego w twoim biurze, VoIP pozwala na wykonywanie i odbieranie biznesowych połączeń telefonicznych z twojego laptopa, tabletu, zwykłego smartfona (za pomocą aplikacji), a nawet zgodnych [może być też „kompatybilnych”] biurowych zestawów telefonicznych VoIP.

Ponieważ wszystkie połączenia są wykonywane przez Internet, jest to niezwykle opłacalne zarówno w przypadku połączeń krajowych, jak i międzymiastowych (międzynarodowych). Większość biznesowych operatorów VoIP oferuje nielimitowane minuty bez żadnych dodatkowych kosztów.

Notatki na marginesie, otrzymujesz również wszystkie zaawansowane funkcje telefoniczne, takie jak połączenia oczekujące, przekierowywanie połączeń, dźwięki dzwonka, automatyczna sekretarka, wiele numerów telefonów, wiadomości błyskawiczne i wiele innych.

Z tego powodu większość małych firm, a nawet przedsiębiorstw, rezygnuje z tradycyjnych dostawców usług telefonicznych na rzecz usług VoIP dla firm.

W WPBeginner korzystamy z Nextiva, wiodącego biznesowego systemu telefonicznego opartego na VoIP.

Jak właściwie działa VoIP? (Spojrzenie zza kulis)

Aby zrozumieć, jak faktycznie działa VoIP, przyjrzymy się temu, co dzieje się, gdy wykonujesz lub odbierasz połączenie telefoniczne przez telefon VoIP.

Gdy wykonujesz połączenie telefoniczne za pomocą VoIP, ich aplikacja biznesowego numeru telefonu lub adapter VoIP pobiera analogowy sygnał głosowy i zamienia go na sygnał cyfrowy.

Te cyfrowe dane głosowe są następnie przesyłane do dostawcy usług telefonii biznesowej przy użyciu Twojej usługi internetowej. Następnie wiadomość jest kierowana na telefon twojego klienta.

Proces ten zachodzi niemal natychmiastowo, dlatego też jakość dźwięku VoIP jest niekiedy nawet lepsza niż w przypadku zwykłych połączeń telefonicznych.

Czym różni się VoIP od tradycyjnego systemu telefonicznego?

VoIP działa inaczej niż zwykły system telefonii stacjonarnej.

Tradycyjne systemy telefoniczne wykorzystują metodę przełączania obwodów do łączenia połączeń. Kiedy wykonujesz połączenie za pośrednictwem publicznej komutowanej sieci telefonicznej (PSTN), jesteś połączony z osobą po drugiej stronie, a ona jest połączona z tobą w obwodzie.

Technologia „przełączania obwodów” jest stosowana od ponad 100 lat. Jest niezawodna i nadal działa, ale nie jest najbardziej wydajna ani opłacalna.

VoIP wykorzystuje zamiast tego metodę „przełączania pakietów”. Oznacza to, że dane są wysyłane tylko wtedy, gdy są potrzebne. Krótkie, natychmiastowe połączenie jest tworzone za każdym razem, gdy mówisz. Połączenie nie musi iść w obie strony przez cały czas. Ty i osoba, z którą rozmawiasz, zwykle nie będziecie rozmawiać w tym samym czasie.

Ponadto pakiety danych są przesyłane wydajnie. Mogą one korzystać z wielu różnych ścieżek przez Internet. Pakiety są następnie ponownie łączone, gdy dotrą do miejsca docelowego.

Pakiety danych mogą być również kompresowane w celu zaoszczędzenia miejsca. Pozwala to na jeszcze szybsze przesyłanie ich przez Internet.

Wszystko to dzieje się bardzo szybko. O ile nie wystąpi problem z twoim połączeniem internetowym, nie powiadomisz o żadnych opóźnieniach podczas połączenia.

Choć VoIP może brzmieć dość technicznie i skomplikowanie, najważniejszą rzeczą do zrozumienia jest to, że VoIP jest bardziej wydajną metodą przesyłania danych podczas połączeń telefonicznych.

Prawdopodobnie już wcześniej korzystałeś z VoIP, nie wiedząc o tym, za pośrednictwem aplikacji takich jak Skype lub Google Voice.

Porównanie zalet i wad VoIP

Ponieważ od lat korzystamy z usługi telefonii biznesowej VoIP w naszej firmie, można śmiało powiedzieć, że wiemy co nieco o jej zaletach i wadach.

Oto nasza szczegółowa analiza zalet i wad VoIP.

Zalety VoIP – korzyści z korzystania z VoIP

Przejście z tradycyjnej usługi firmy telefonicznej na oparty na chmurze system telefoniczny VoIP ma wiele zalet.

Niższy miesięczny koszt

Jedną z największych zalet VoIP jest niższy miesięczny koszt połączeń krajowych i międzynarodowych.

Większość operatorów VoIP często oferuje nielimitowane połączenia krajowe za darmo. Połączenia międzynarodowe są zazwyczaj również bardzo tanie.

Oprócz tego, zaoszczędzisz również na kosztach napraw i konserwacji, które obecnie ponosisz u swojego dostawcy usług telefonii stacjonarnej.

Odbieranie połączeń z dowolnego miejsca – całkowicie przenośne

Dzięki VoIP nie musisz być w biurze, na miejscu, siedząc przy twoim telefonie stacjonarnym, aby odbierać połączenia telefoniczne. Możesz odbierać połączenia przychodzące z dowolnego miejsca za pomocą aplikacji na twoim telefonie, tablecie lub laptopie.

Jest to duża zaleta w przypadku pracy zdalnej i zespołów pracujących w terenie. Jest to również świetne rozwiązanie podczas podróży.

Zaawansowane funkcje telefonu biznesowego

Rozwiązania VoIP zazwyczaj zawierają wiele dodatkowych funkcji telefonu biznesowego. Na przykład, dzięki VoIP można łatwo skonfigurować połączenia konferencyjne.

Ponadto większość dostawców usług VoIP oferuje wirtualną recepcjonistkę, wstrzymywanie muzyki, połączenia oczekujące, automatyczny dialer, transkrypcję poczty głosowej na e-mail lub tekst i wiele więcej. Można nawet uzyskać zaawansowane funkcje telekomunikacyjne, takie jak prowadzenie wideokonferencji.

Może to również przynieść dodatkowe oszczędności, ponieważ często tradycyjni dostawcy usług telefonicznych pobierają cykliczne opłaty za te dodatki i integracje.

Ulepszona skalowalność i elastyczność

Kolejną zaletą VoIP jest większa skalowalność. Niezależnie od tego, czy zatrudniasz więcej pracowników, czy otwierasz nowy oddział w nowym mieście, VoIP ułatwia rozwój.

W przeciwieństwie do tradycyjnej usługi telefonicznej, która wymagałaby wydania pieniędzy na drogi sprzęt na dedykowanej linii, VoIP pozwala dodać członków twojego zespołu za pomocą zaledwie kilku kliknięć w kokpicie twojego konta.

Ponieważ VoIP działa na wszystkich smartfonach, możesz nawet obniżyć koszty dodatkowego sprzętu i zwolnić miejsce na biurku, zlecając członkom twojego zespołu zainstalowanie aplikacji na ich osobistych telefonach.

Wady VoIP – Wady korzystania z VoIP

Chociaż VoIP to niesamowita technologia, może nie być idealna dla każdego. Istnieje kilka wad VoIP, o których powinieneś wiedzieć.

Do wykonywania połączeń telefonicznych potrzebne jest dobre połączenie internetowe

Jak wyjaśniliśmy w sekcji dotyczącej działania VoIP, do wykonywania połączeń telefonicznych potrzebne jest niezawodne połączenie internetowe.

Jeśli twój internet działa wolno, może to mieć wpływ na jakość połączeń. Może na przykład wystąpić utrata dźwięku lub opóźnienia.

Dobrą rzeczą jest to, że technologia VoIP nie wykorzystuje tak dużej przepustowości, jak mogłoby się wydawać. Dobre połączenie z pingiem poniżej 70 ms i prędkością wysyłania co najmniej 500 kb/s jest wystarczające do połączeń VoIP.

Jeśli jednak masz wielu członków zespołu w biurze, może być konieczne przyjrzenie się zapotrzebowaniu na przepustowość dla liczby jednoczesnych połączeń, które twoja firma będzie wykonywać w tym samym czasie.

Należy uwzględnić przerwy w zasilaniu

Zwykła usługa telefoniczna działa podczas przerw w dostawie prądu. Nie można jednak wykonywać połączeń VoIP, jeśli nie ma zasilania lub dostępu do Internetu.

Zazwyczaj większość biur posiada bezprzewodowy internet zasilany przez routery WiFi. Routery te wymagają energii elektrycznej, więc jeśli w twoim budynku wystąpi przerwa w dostawie prądu, twój internet również może przestać działać, co wpłynie na twoją usługę VoIP.

Sposób, w jaki łagodzimy to w naszym biurze, polega na użyciu systemu podtrzymania bateryjnego dla naszego routera internetowego. Ponieważ nasz Internet jest dostarczany przez inną firmę niż nasza energia elektryczna, nigdy nie mamy awarii obu jednocześnie.

Co więcej, ponieważ członkowie naszego zespołu korzystają z aplikacji VoIP na swoich telefonach, zawsze mogą korzystać z danych mobilnych do wykonywania służbowych połączeń telefonicznych.

Konieczne będzie ponowne przeszkolenie twojego personelu w zakresie nowego systemu

Przejście na nowy system telefoniczny oznacza konieczność przeszkolenia twojego personelu w zakresie jego obsługi.

Na szczęście większość usług VoIP jest zaprojektowana tak, aby były jak najprostsze i intuicyjne. Oznacza to, że szkolenie członków zespołu w zakresie korzystania z systemów telefonicznych w chmurze powinno być łatwe, nawet jeśli twoi pracownicy pracują zdalnie.

Która usługa telefoniczna VoIP jest najlepsza?

W WPBeginner używamy i polecamy Nextiva jako najlepszą usługę telefoniczną VoIP. Oferuje ona darmowy numer lokalny lub bezpłatny we wszystkich swoich planach.

Nextiva oferuje wszystkie niezbędne funkcje, w tym przekierowywanie połączeń, nielimitowane krajowe połączenia głosowe, nielimitowane biznesowe wiadomości SMS, pocztę głosową na e-mail/tekst, przenoszenie numerów, identyfikator dzwoniącego, przekierowanie połączeń, własne powitania, automatyczną obsługę, wstrzymywanie muzyki, nagrywanie połączeń, faks VoIP online, rozszerzenie telefonu dla członków zespołu i wiele innych.

Mają łatwą w użyciu aplikację na smartfony z systemem Android / iPhone (iOS) oraz aplikację softphone na twój komputer.

Klienci korporacyjni mogą nawet przekształcić Twój istniejący system PBX (private branch exchange) w system telefoniczny w chmurze za pomocą trunkingu SIP (session initiation protocol). Oznacza to, że możesz łatwo przekazywać połączenia do różnych działów i pracowników za pomocą twojego istniejącego systemu i sieci regionalnej.

Nextiva posiada również kilka przydatnych zaawansowanych funkcji. Na przykład, możesz połączyć twój system telefoniczny VoIP z czatem na żywo w czasie rzeczywistym i z systemem CRM, aby pomóc ci stworzyć ujednolicony system komunikacji.

Ponadto ich ceny są przystępne, a zespół pomocy technicznej jest niezwykle pomocny, dzięki czemu rozpoczęcie pracy jest naprawdę łatwe. Właśnie dlatego używamy Nextiva w naszej firmie.

Inne świetne alternatywy VoIP dla Nextiva obejmują:

• RingCentral – duża, znana firma VoIP, która kosztuje nieco więcej niż Nextiva. Posiada wszystkie funkcje komunikacji biznesowej, których potrzebujesz, a także oferuje narzędzia do udostępniania ekranu i konferencji.
• Ooma – łatwa w konfiguracji opcja, która oferuje bezpłatne numery oraz wszystkie funkcje, których można się spodziewać. Otrzymujesz 500 minut za darmo, ale za więcej musisz dodatkowo zapłacić.
• Zoom Phone – przystępna cenowo usługa telefonii biznesowej, która oferuje zaawansowane funkcje połączeń z dobrze znanym interfejsem spotkań wideo Zoom.
• Grasshopper – kolejna świetna usługa telefonii biznesowej dla przedsiębiorców indywidualnych i małych firm, która oferuje wszystkie niezbędne funkcje.
• Phone.com – dobry telefon IP dla firm współpracujących z Kanadą i wieloma krajami UE, ponieważ te lokalizacje są objęte jako połączenia lokalne.

Jak dzwonić przez VoIP

Aby wykonywać połączenia za pomocą VoIP, najpierw potrzebujesz usługi telefonii biznesowej VoIP, takiej jak Nextiva. Potrzebne jest również połączenie internetowe o dobrej przepustowości. Zwykle oznacza to korzystanie z szybkiego szerokopasmowego połączenia internetowego.

Następnie można nawiązać połączenie za pomocą VoIP z dowolnym z poniższych urządzeń:

• Twoja istniejąca słuchawka telefoniczna. Można ją podłączyć do systemu VoIP za pomocą ATA (analogowego adaptera telefonicznego), który nadaje jej adres IP. Zasadniczo wystarczy podłączyć twój telefon do ATA zamiast bezpośrednio do gniazdka ściennego.
• Specjalny telefon IP. Wygląda i działa jak zwykły telefon analogowy. Posiada słuchawkę z przyciskami, którą umieszcza się w podstawce ładującej. Jednak zamiast złącza telefonicznego RJ-11, telefon IP ma złącze RJ-45. Oznacza to, że podłącza się go do portu Ethernet w twoim routerze, a nie do złącza telefonicznego. W zależności od sezonu, niektóre firmy VoIP mogą oferować bezpłatną słuchawkę telefoniczną.
• Twój komputer. Potrzebna będzie aplikacja umożliwiająca wykonywanie połączeń przez VoIP. Jest ona czasami nazywana „softphone”. Oczywiście potrzebna będzie także karta dźwiękowa i zestaw słuchawkowy lub mikrofon i głośniki. Potrzebna będzie również łączność z Internetem, za pośrednictwem sieci Ethernet lub WiFi. Większość znanych firm VoIP ma aplikacje zarówno dla Windows, jak i Mac.
• Twój telefon komórkowy. Ponownie, będziesz potrzebować odpowiedniej aplikacji i połączenia Wi-Fi. Możesz także skorzystać z mobilnego planu transmisji danych z prędkością 4G lub wyższą. Większość aplikacji VoIP działa na wszystkich smartfonach, takich jak urządzenia mobilne z systemem Android i Apple iPhone (iOS).

Najczęściej zadawane pytania dotyczące telefonii VoIP (VoIP FAQs)

Istnieje wielu różnych dostawców usług VoIP dla firm i może być trudno dowiedzieć się, który z nich jest najlepszy dla twoich potrzeb.

Przez lata pomogliśmy tysiącom początkujących wybrać najlepszą platformę telefoniczną VoIP. Usłyszeliśmy prawie każde możliwe pytanie dotyczące VoIP, jakie można sobie wyobrazić.

Poniżej znajdują się odpowiedzi na niektóre z najczęściej zadawanych pytań dotyczących VoIP (Voice over IP).

Ile kosztują połączenia krajowe i międzynarodowe przez VoIP?

Większość usług VoIP obejmuje nielimitowane połączenia krajowe bez dodatkowych opłat. Niektóre tańsze usługi VoIP naliczają jednak opłaty w oparciu o liczbę wykorzystanych minut.

Stawki za połączenia międzynarodowe będą się różnić w zależności od operatora VoIP, z którego usług korzystasz, ale prawie zawsze będą one bardziej przystępne niż tradycyjne stawki za połączenia stacjonarne.

Czy możesz zachować twój dotychczasowy numer telefonu w VoIP?

Tak, przechodząc z tradycyjnego telefonu stacjonarnego na biznesowy telefon VoIP, możesz poprosić o przeniesienie numeru, które pozwoli Ci zachować Twój dotychczasowy firmowy numer telefonu.

Większość dobrych usług VoIP na to pozwala, ale należy to sprawdzić przed zarejestrowaniem się.

Czy istnieje kopia zapasowa VoIP na wypadek awarii twojego połączenia internetowego?

Niektóre usługi VoIP mają kopię zapasową na wypadek awarii twojego połączenia szerokopasmowego lub przerwy w dostawie prądu. Na przykład Nextiva może automatycznie przekierowywać połączenia na telefon komórkowy.

Czy VoIP oferuje przekierowywanie połączeń lub rozszerzenia dla członków zespołu?

Tak, większość dobrych dostawców usług telefonicznych VoIP obejmuje routing połączeń, numery wewnętrzne, kolejkę połączeń i automatycznego asystenta bez dodatkowych kosztów.

Czy VoIP jest regulowany przez FCC?

Federalna Komisja Łączności (FCC) wymaga od dostawców usług VoIP zgodności z ustawą Communications Assistance for Law Enforcement Act of 1994 (CALEA) i dokonywania wpłat na Fundusz Usług Powszechnych, który pomaga klientom o niskich dochodach w pokryciu miesięcznych kosztów połączeń telefonicznych.

W 2005 r. FCC zaczęła również wymagać od dostawców usług VoIP, aby umożliwiali wykonywanie połączeń alarmowych 911. Połączenia alarmowe są jednak obsługiwane nieco inaczej przez dostawców usług VoIP niż w przypadku tradycyjnych usług telefonicznych.

Mamy nadzieję, że ten artykuł pomógł odpowiedzieć na pytania, czym jest VoIP i jak działa za kulisami. Być może spodoba Ci się również nasze porównanie najlepszych platform do tworzenia witryn internetowych i najlepszych usług e-mail marketingu, aby rozwinąć Twój biznes.

If you liked this article, then please subscribe to our YouTube Channel for WordPress video tutorials. You can also find us on Twitter and Facebook.